As principais funcionalidades base da solução BeDocuments são:

• Gestão de Utilizadores.
   
• Multi Empresa:
  • Permite que o software possa ser utilizado para mais do que uma empresa.
     
• Multi Moeda:
  • Possibilidade de registar documentos em que a moeda base que não seja o EURO.
     
• Criação/actualização de Contas de Terceiros:
  • Criação/manutenção de contas de fornecedores com a validação de alguns campos ( número de contribuinte, NIB, códigos postais, país,...) e com interface automático para as tabelas do Infor FMS SunSystems.
  • Opção de criação/manutenção de contas de fornecedores para todas as empresas configuradas, possibilitando a existência de um plano de contas idêntico entre elas.
     
• Tipos de Documentos/Perfis:
  • Tipos de Documentos ilimitados (definidos ao nível da entidade).
  • Níveis de Aprovação ilimitados, baseados no valor do documento.
  • Nível mínimo para aprovação, baseados no valor do documento.
  • Grelhas de Contabilização Fixas e Variáveis. 
     
• Processo de Registo de Documentos:
  • Possibilidade de registar documentos com opção de contabilização inicial, com contabilização no final do processo de aprovação ou sem contabilização.
  • Introdução dos dados do documento do fornecedor bem como a sua digitalização.
  • Encaminhamento electrónico do documento, consoante o tipo de documento/workflow definido.
  • Atribuição automática do número interno ao documento do fornecedor.
  • Contabilização de documentos com grelhas pré definidas.
  • Impossibilidade de introdução de um documento do fornecedor mais do que uma vez validação por número de factura e número de contribuinte do fornecedor).
     
• Processo de Conferência de facturas:
  • Etapa não mandatória sendo configurada ao nível do tipo de documento.
  • Possibilidade de alterar o fluxo de aprovação.
  • Possibilidade de anexar documentação adicional.
     
• Processo de Aprovação:
  • O processo de aprovação efectuado através de versão cliente ou através de versão Web.
  • Possibilidade de encaminhamento do documento para um nível de aprovação adicional (workflow ad-hoc).
  • Rejeitação de documentos, caso existam erros, com reencaminhamento automático para o registo de documentos.
  • Alertas por email, caso os documentos se encontrem em processo de aprovação à mais de xx dias.
     
• Processo de Integração com a solução Infor FMS SunSystems de forma automática ou manual.
   
• Consultas e Listagens.
   

As principais características deste módulo são:

• Catálogo Digital:
• Digitalização em lote dos documentos a registar no sistema através de um scanner com alimentador automático de folhas.
• Alocação manual dos documentos digitalizados à empresa (aplicável se existir multi-empresa).
• Visível no momento do registo de documentos para que o utilizador seleccione a digitalização corresponde ao documento que está a registar.
   
• Impressão Etiquetas códigos de barras:
• A colocação de etiqueta código de barras no documento do fornecedor possibilita a alocação automática dos documentos, no momento da digitalização, à empresa a que respeitam, bem como a um aumento do controlo documental.

Através do módulo de estatísticas, é possível obter de uma forma simples a inúmeros relatórios de produtividade, de forma a avaliar pessoas e processos, a saber: 

• Extracção de inúmeros relatórios estatísticos através de critérios seleccionáveis pelo utilizador, nomeadamente:
• Produtividade dos utilizadores de registo.
• Produtividade dos utilizadores de aprovação.
• Número médio de dias do ciclo do documento, desde a sua recepção até a sua contabilização.
• Valor dos documentos que se encontram em circulação e que já deveriam ter sido contabilizados (importante para o fecho de mês).
• ...

Este módulo permite que através de um simples acesso à Internet, os colaboradores da empresa acedam à solução BeDocuments e possam realizar as seguintes tarefas:

• Aprovação / Rejeição de documentos via web browser;
• Introdução de informações adicionais ao documento;
• Consulta do histórico do documento;
• Visualização/impressão do documento digitalizado;
• Pesquisa de documentos históricos do fornecedor;
• Pesquisa de documentos global ou condicionada, em conformidade com as permissões do utilizador.